¿Qué le preguntarías a tu futuro jefe?

 

Por Christina Holzhauser 

Una cosa que he aprendido a lo largo de los años de ser Asistente es la impoprtancia de ver el proceso de entrevista laboral como una calle de dos vías. Es tan fácil querer impresionar a la persona que podrías estar asistiendo, pero trabajar en conjunto es un compromiso, por lo que necesitás hacer tu parte para determinar si efectivamente funcionará y que hayan muy pocas sorpresas. Es imprescindible  hacer preguntas que te darán una visión clara de tu  función, una visión precisa de las expectativas, así como también te harán tener una mejor idea de cómo es la personalidad de quien estarás apoyando. Todos queremos asegurarnos de que entramos en un nuevo trabajo que se alinea con nuestros valores, objetivos de carrera y la noción de equilibrio trabajo-vida, por lo que la preparación de preguntas para recopilar esta información aumentará tus  posibilidades de saber si es una relación que encajará bien.

Estar preparada con preguntas no sólo ayuda a calibrar el ajuste, sino también muestra tu alto nivel de interés en el puesto y tu nivel de preparación. Si no hacés preguntas, corrés el riesgo de parecer menos interesada en el puesto.  Además, la falta de preguntas de tu lado puede hacer que parezcas desprevenida y como si simplemente apareciste para la entrevista; tu empleador potencial podría traducir esta actitud como la de una Asistente que no ve más allá.

Recomiendo hacer una lista que es más larga de lo que creés necesario, alrededor de 15 o 20 preguntas. Un gran banco de preguntas te mantiene cubierta,  ya que es probable que algunas de ellas puedan ser contestadas en el camino. Tener esta cantidad también te ayuda a elegir entre las preguntas más relevantes en función de dónde se dirige la conversación; esto ayuda a mantener el flujo de la charla  y se genera una situación de ida y vuelta. Además, asegurate de priorizar tu lista y que las preguntas sean concisas; no queremos que quien nos vaya a emplear tenga la sensación de que generamos palabrerío innecesario.

Recordá  traer copias impresas de lo más relevante para tener como referencia a la hora de hacer las preguntas. Imprimí la descripción del puesto de trabajo para que tanto vos como tu empleador tengan a qué referirse al hacer preguntas. Podés  destacar secciones y agregar notas en tu copia de  referencia durante el proceso de la entrevista. También, tené a manos información del sitio web de la compañía sobre el que puedas preguntar, como ser valores y declaración de visión/misión.  

Preguntas para su potencial empleador

Para comenzar con la lista, investigá si hay algún detalle adicional del que te puedas beneficiar al redactar las preguntas. Recomiendo mirar las siguientes fuentes para esto: la descripción del puesto,  el sitio web de la compañía, toda la correspondencia por mail que hayas recibido,  la página de LinkedIn de tu potencial empleador y otros sitios web útiles que proporcionan información sobre él / ella. Por ejemplo, si la descripción del trabajo simplemente indica “planificación de eventos”, podría pedir detalles sobre los eventos que estarías organizando (por ejemplo: ¿Serían los eventos que estaría organizando fuera del sitio o en el lugar?). Estos detalles podrían arrojar luz sobre aspectos del puesto que de lo contrario no sabrías, como los requisitos de viaje, lo que podría hacer que te sientas aún más segura de que sos adecuada para el puesto o sería un motivo de inadecuación.

Esta es la lista de preguntas posibles que te ayudarán como punto de partida para formular tus propias preguntas.

  • ¿Podría decirme más sobre su rol y responsabilidades cotidianas?
  • ¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta en su puesto en este momento?
  • ¿Cómo sería un día típico para mí como su asistente?
  • ¿Cuál es el desglose del puesto y el porcentaje aproximado de tiempo que estaría gastando en cada área? De la descripción del trabajo parece ser 25% de gestión de viajes, 50% de calendario y 25% de tareas relacionadas con asistente personal. ¿Eso suena correcto?
  • Si yo fuera capaz de proporcionar apoyo en este momento, ¿cuáles serían los artículos principales que podría quitar del plato hoy para aliviar su carga de trabajo?
  • ¿Cuáles son algunos ejemplos de grandes proyectos en los que estaría trabajando?
  • ¿Cuáles son los mayores desafíos de este puesto?
  • ¿Cuántos ayudantes has tenido?
  • ¿Cuánto duró la asistente anterior en este puesto?
  • ¿Por qué el ayudante anterior dejó este puesto?
  • ¿Qué cualidades tuvieron tus ayudantes anteriores que sobresalieron en este puesto?
  • ¿Habrá alguna área en la que su asistente anterior podría haber mejorado?
  • ¿Qué características y rasgos de personalidad buscas en tu asistente ideal?
  • ¿Es este un puesto en el que me darían más responsabilidades con el tiempo?
  • ¿Cómo piensas que este puesto cambiará en el siguiente trismestre/semestre/año?
  • ¿Hay alguien que proporcionaría respaldo para este puesto cuando esté ausente? ¿Sería respaldo para esa persona también?
  • ¿Cómo describiría la cultura de la empresa?
  • ¿Cómo describiría la atmósfera de la empresa?
  • ¿Hay algún cambio en el horizonte para la empresa?
  • ¿Cuáles son los ejemplos de cualidades que alguien en este puesto poseería que mostrarían que encarnan los valores centrales de la compañía?
  • ¿Qué es lo que más le gusta de trabajar aquí?
  • ¿Cuál es su método preferido de comunicación?
  • ¿Requiere que la persona que cubra este puesto esté de guardia después de las horas de trabajo programadas?
  • ¿Con qué frecuencia le gustan las reuniones de facturación con su asistente? ¿Semanal? ¿Diariamente?
  • ¿Cómo sería mi horario general? ¿Se requiere tiempo extra?
  • ¿Con que frecuencia viajas?
  • ¿Tiene un agente de viajes o yo sería responsable de todas las investigaciones de viajes y reservas?
  • ¿Se requeriría viajar por mi parte?
  • ¿Qué clase de eventos estaría organizando?
  • ¿Cuánto del día estimaría que involucra la administración del calendario?
  • ¿Con qué tipo de tareas personales necesita apoyo?
  • ¿Hay alguien más que estaría apoyando? ¿Cuál es el porcentaje de tiempo que estaría gastando apoyándolos?
  • ¿Con quién estaría trabajando más cerca?
  • ¿Hay algo que no figura en la descripción del trabajo que necesitaría mi ayuda?
  • ¿Tengo un punto de contacto para preguntas generales cuando empiezo?
  • ¿Qué programas de computadora usaría más a menudo?
  • ¿Utiliza un programa de gestión de tareas?
  • ¿Se me dará una Mac o PC?
  • ¿Hay oportunidades de educación o desarrollo continuo?
  • ¿Proporciona retroalimentación continua?
  • ¿Con qué frecuencia son las revisiones y cómo es ese proceso?
  • ¿Tiene alguna preocupación de que yo sea un ajuste para este puesto?
  • ¿Cuáles son los siguientes pasos?
  • ¿Cuál es su cronograma de contratación?
  • ¿Podría enviarle un correo electrónico si alguna pregunta aparece en mi mente más tarde? (Solicitá su tarjeta de visita si no tenés su información de contacto.)

Asegurate de tomar notas durante la entrevista y haga un círculo con preguntas aclaratorias si necesita más detalles. Una pregunta de ejemplo es “¿Podría por favor darme más información acerca de [insertar tema] que mencionó anteriormente?” Esto no sólo te ayudará a obtener esas piezas más precisas de información, pero también mostrará a la otra persona que sos una gran oyente, pensás en los detalles y sos una persona con visión de futuro.

También, realizá tu tarea e intentá aprender tanto cuanto sea posible sobre la compañía (o las compañías) que la persona que estarías apoyando maneja, así como qué implica su trabajo. Esto ayuda a adaptar las preguntas para ser más específico. Puede haber un cierto aspecto de tu puesto que no está claro y esto ayudaría a que entiendas cómo es tu rol. Además, podría haber algo acerca de la empresa que necesita más aclaraciones sobre lo que podría relacionarse con el apoyo que estarías proporcionando.

Preguntas para hacer a  la asistente anterior

A veces contás con la oportunidad de conocer al la asistente anterior en algún momento del proceso de la entrevista. Entrevisté a varias candidatas que ocuparían mi puesto o fueron contratados para trabajar como parte de mi equipo y no puedo dejar de subrayar cuán preciosa es esta oportunidad.  Aquí hay ejemplos de algunas preguntas que podés adapatar de acuerdo a la necesidad de la entrevista: 

  • ¿Cuánto tiempo estuviste en su puesto?
  • ¿Por qué estás dejando este puesto?
  • ¿Qué te gusta más de tu trabajo?
  • ¿Qué es lo que más te gusta de apoyar [insértese el nombre del director]?
  • ¿Qué es lo que más le gusta de esta empresa?
  • ¿Cuáles han sido los mayores desafíos para vos en este puesto?
  • ¿Cuáles crees que son los mayores desafíos que enfrentaría en este puesto?
  • ¿Cómo sería un día típico para mí?
  • ¿Hay algo que no esté en la descripción del trabajo de lo que crees yo sería responsable?
  • ¿Cómo comunica habitualmente las actualizaciones el señor [insértese el nombre del director]?
  • ¿Con qué frecuencia tiene reuniones regulares de check-in con [insértese el nombre del director]?
  • ¿Cómo ha logrado administrar su lista de tareas ayudando a [insertar nombre del empleador]?
  • ¿[Introduce el nombre del director] proporciona detalles suficientes al asignar tareas?
  • ¿Cuál es el horario habitual para vos? ¿Con qué frecuencia venís más temprano o te quedas hasta tarde?
  • ¿El director se presenta normalmente a tiempo o necesita un recordatorio con tiempo para su próxima reunión? ¿Cómo has hecho esos recordatorios?
  • ¿Cómo describirías la personalidad de [insértese el nombre del director]?
  • ¿Cuáles son tus partes favoritas, así como menos favoritas de asistir a [insertar el nombre del director]?
  • ¿Con quién trabajas más cerca?
  • ¿Cómo es su personalidad?
  • ¿Hay alguien que haya tenido problemas para trabajar en esta organización? ¿Cómo manejaste ese desafío?
  • ¿Tenés algún consejo general para mí si yo fuera a entrar en este puesto?
  • ¿Podría enviarte un correo electrónico si tengo alguna otra consulta más tarde? (Solicitá su tarjeta de visita si no contás con su información de contacto.)

Si va a trabajar junto a o bajo el otro asistente, asegurate de preguntarles acerca de lo que están buscando en los candidatos. Algunos ejemplos son:

  • ¿Qué cualidades se espera que la persona en este rol posea?
  • ¿Qué habilidades tenía la persona anterior en este puesto que lo ayudó a desempeñarse bien?
  • ¿Qué tareas estaríamos realizando juntos?
  • ¿Hay alguna tarea que pueda quitar de su carga si entro en este puesto?

Visualizá su perfil de LinkedIn, ya que podría tener tus responsabilidades actuales en la lista, lo que podría ayudar a formular más preguntas. 

También, si llegás a trabajar con otra asitente, realizá todas las preguntas que puedas. No sólo es halagador para la persona a saber que la otra persona tiene un interés genuino en ellos, sino que también serás capaz de medir si te gusta trabajar con ellos. Esto es algo que necesitará sentirse a lo largo del camino e insertar las preguntas apropiadas a medida que surja la oportunidad. Aquí hay algunas preguntas de ejemplo:

  • ¿Cuánto tiempo ha sido [insertar su título de trabajo aquí]?
  • ¿Cómo terminó en este campo?

Mantené tus oídos abiertos para las preguntas que podrían hacerte. Por ejemplo, podrían preguntar “¿Qué te gusta hacer fuera del trabajo?” Después de responder,v os podrías preguntar: “¿Y a vos qué te gusta hacer?”

Como mencioné en la sección anterior sobre la entrevista con tu futuro empleador potencial, asegurate de tomar notas durante el tiempo con la asistente actual y hacer un círculo con preguntas clarificadoras. La asistente probablemente tendrá un peso significativo en la decisión de contratación final y deserarás tratar el tiempo que tenés con ella con la misma importancia con la que trataste al empleador. Se darán cuenta de la gran oportunidad que tendrán al conocer su perspectiva. Tomás este tiempo seriamente y vas a tener mucha ventaja.

Pensamientos finales

Por último, quiero cerrar reiterando que el proceso de la entrevista es una oportunidad para que puedas sopesar correctamente si el puesto será bueno para vos, no solo para quién te emplee. Es importante asegurarse de que vas a ser feliz,  exitosa y que tus necesidades se cumplirían a largo plazo. Esta es una gran decisión, y hacer preguntas permitirá una evaluación más clara de la función y el tipo de asociación al que estarías accediendo. 


Para más tips que te permitirán desarrollarte al más alto nivel por favor chequeá el sitio web de  Tips for Assistants o conectate en las redes sociales: 

3512a17Christina Holzhauser tiene más de una década de experiencia en su amplia formación como Asistente (Asistente Administrativa, House Manager, Asistente Personal y Asistente Ejecutiva para nombrar algunos). Le apasiona conocer e informarse sobre la profesión y compartir su conocimiento, por eso creó  Tips for Assistants en 2016. Recientemente creó una red local con otras Asistentes llamada  Assistants and Administrative Assistants of Vero Beach, Florida, USA. En su tiempo libre disfruta correr, viajar y realizar voluntariados. 

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